按照《中华人民共和国公司法》的规定，上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。董事会秘书和一般的秘书是完全不同的职位。一般的秘书是领导的参谋和助手，而董事会秘书是公司的高级管理人员之一。
第一，董事会秘书是一个什么样的职位？
董事会秘书是上市公司的高级管理人员，承担法律、行政法规以及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应的报酬。董事会秘书应该具备一定的专业知识，这是董事会秘书的职业所必须的。不仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规，还要熟悉公司章程、信息披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。
第二，董事会秘书需要什么任职资格？
我过去也多次担任过公司的董事会秘书，要担任董事会秘书，除了公司法、证券法等规定的专业知识和条件以外，上市公司的董事会秘书必须要参加中国证监会举办的董事会秘书培训学习，经过考试合格，取得董事会秘书任职资格证书，经公司董事长提名，董事会讨论通过的任职程序，才能聘任为董事会秘书。董事会一旦聘任以后，还要提交公司所上市的交易所备案，同时要在证监会、交易所指定的报刊或是网站上进行公告。
第三，上市公司董事会秘书主要职权有哪些？
一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管，按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料。
二是负责保管公司股东名册、董事名册，大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
三是负责公司的信息披露事务。督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告。负责与公司信息披露有关的保密工作，制订保密措施，促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密上市公司财务总监培训，并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。、
在部分公司中，为了便于方便工作，减少管理职数，有的上市公司是由财务总监来兼任董事会秘书，主要目的还是为了方便财务报表或是信息披露等工作，也有的公司董事会秘书还要负责管理的公司的证券事务部、董事会办公室等，负责董事会的日常事务工作。
第四，拟上市公司和非上市公司董事会秘书的主要职责。
在拟上市公司中，由于公司还处于上市的筹备阶段，董事会秘书主要是协助董事长负责公司的上市筹备工作，具体负责公司上市工作中的具体事宜，比如筹划具体的上市方案，收集了解国家关于上市方面最新的法律法规和具体政策，协助聘请公司上市的中介机构，比如股票发行的推荐机构和发行机构，法律事务机构、审计机构、会计机构等，协调中介机构和政府部门的相关事务，引进战投资者等具体工作。
目前除了上市公司、拟上市公司以外，现在很多没有上市的国有企业、大型民营企业设立的股份有限公司，也设立了董事会秘书的岗位。但这些公司的董事会秘书多数都是由办公室主任或是行政总监，财务总监等来兼任，虽然也是由董事会来聘任，但由于在公司地位和作用不像上市公司那么重要，很多人的都是中层管理职位，并没有享受到高级管理人员的职位待遇。
综上所述，按照公司法的规定，上市公司必须设立董事会秘书，这是一个法定的，强制性设立的高级管理职位，也是上市公司中比较重要和关键的职位。要担任上市公司的董事会秘书，必须要取得证监会颁发的董事会秘书任职资格证书；非上市公司的董事会秘书，在公司的作用和地位上市公司财务总监培训，要根据公司章程的规定来执行，拟上市公司一般为高级管理职位，一般的股份有限公司为中级管理职位。
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